Коронавирусын халдвар дэлхий дахинд хурдацтай тархахын хэрээр олон компаниуд  үйл ажиллагаагаа оффисоос зайны ажиллагаа руу  шилжүүлж байна. Ийм үед видео хурал нь компанийн хурлын шинэ  хэв шинж болж байна.  Гэсэн ч, энэхүү онлайн платформ дээр хүмүүс илүү гүн гүнзгий түвшинд ярилцах, чухал мэдээлэл хуваалцах, үзэл бодлоо илэрхийлэх, зөвшилцөлд хүрэх,  хурдан шийдвэр гаргах шаардлагатай болж байна. Хурал уулзалтаа хэрхэн онлайнаар ч үр дүнтэй хийж болох талаар зөвлөмжийг тоймлон хүргэж байна.  

1) Бие дааж хийж болох зүйлс болон заавал хамтдаа хийх шаардлагатай зүйлсийг хооронд нь  ялгаж салгах.  

Зарим нэг ажил үүргүүдийг хүмүүс оффлайн байх үедээ буюу бие дааж хийх боломжтой байдаг бол, зарим нэг ажил үүргүүдийг зайлшгүй онлайн орчинд хамтдаа хийх шаардлагатай байдаг.    Бие дааж хийж гүйцэтгэх боломжтой ажил үүргүүд нь, мэдээлэл цуглуулах, санал бодлоо тодорхойлж гаргаж ирэх,  асуудлын талаар олон талаас нь ургуулан бодох, асуулт боловсруулах болон хариулт бодож олох зэрэг орно. Эдгээр ажлууд нь хурал уулзалтанд чухал ач холбогдолтой байж болох ч, онлайн хурлын үеэр эдгээр зүйлсийг хийх гэж оролдох нь хүмүүсийн хуралд оролцох байдалд сөргөөр нөлөөлж, үнэ цэнэтэй цагийг үрэн таран хийж, тэднийг бухимдуулахад хүргэнэ. Тиймээс эдгээр үүрэг даалгаврыг уулзалтаас гадуур, тусдаа хийлгэх нь зохимжтой.

Харин онлайн орчинд хамт байхдаа зайлшгүй хийх ёстой ажил үүргүүд нь, гол асуудлууд дээр төвлөрч ярилцах,  мэтгэлцэх,  эцсийн байдлаар  харилцан зөвшилцөлд хүрэх, тухайн санааг турших зэрэг болно. Эдгээр чухал асуудлуудыг утсаар, мессежээр, эсвэл нийгмийн сүлжээгээр дамжуулан шийдэх нь зохимжгүй. Харин онлайн уулзалт хурлаар хэлэлцэж шийдэх нь хамгийн оновчтой.

2) Үйл ажиллагаатай холбоотой хурал уулзалтыг ирээдүйд хийх ажил үүргүүдтэй хольж хутгахгүй байх.

Зарим хүмүүсийн үндсэн үүрэг нь, ялангуяа  хямралын үед, одоо тулгарч байгаа асуудлыг шийдвэрлэх, нөөцийг хуваарилах, үүрэг даалгавар өгөх, шинэ мэдээлэлд хүмүүсийг дасгах, аливаа мэдээллийг дамжуулах зэрэг чухал үүргийг гүйцэтгэх байдаг. Харин зарим хүмүүсийн хувьд, байгууллагын эргэн тойронд болж байгаа зүйлс, ирээдүйн талаарх хүмүүсийн таамаглал,  хүлээлт, дараа долоо хоногт, ирэх сард, ирэх жил юу хийх хэрэгтэй вэ гэдэг асуудлууд дээр төвлөрч ажиллах шаардлагатай болдог.  Харин онлайн  хурал уулзалтын үеэр энэ хоёр асуудлыг хоёуланг нь хольж ярилцах нь хүмүүсийг уулзалтанд идэвхтэй оролцуулж чадахгүйн дээр тэдний урмыг ч хугалах аюултай. Жишээ нь, хүний ​​нөөцийн яаралтай асуудал ярьж байснаа гэнэт  урт хугацааны судалгаа ба хөгжүүлэлтийн төслүүдийг ярих нь үр дүнгүй. Эдгээр зүйлсийг бодитоор, өрөөнд өөдөөсөө харж суугаад ярилцах нь  хамаагүй үр дүнтэй. Тиймээс онлайнаар аль болох энэ хоёр асуудлыг тусад нь авч ярилцаарай.

3) Хуралд оролцогчдын тоог аль болох бага байлгах хэрэгтэй ч, аль болох холимог оролцогчтой байлгах.

Та видео хурлынхаа дэлгэцэн дээр нэг дор хэдэн хүний царайг харж чадах вэ? Энэ тоо бол та онлайн уулзалтандаа урих хүмүүсийн тоо юм. Ихэнх видео конференц платформын хувьд энэ нь 12 эсвэл түүнээс бага байдаг.

Тооноос гадна анхаарах ёстой чухал зүйл бол,  хуралд зайлшгүй оролцох  шаардлагатай,  чухал үүрэг рольтой төрөл бүрийн оролцогч талуудыг оролцуулах явдал юм. Улмаар хуралд оролцож байгаа хүн бүрийн бодол санааг Ment.io,  Loomio, Ideaflip гэх мэт шийдвэр гаргадаг хамтын платформоор дамжуулан цуглуулж аваад, бусадтайгаа хуваалцаарай.

4) Уулзалтыг удирдан зохион байгуулах сайн модераторыг томилох

Хурлын модератор нь хурлаар хэлэлцүүлж байгаа асуудалд өөрөө шууд оролцохгүй, харин уулзалтыг горимын дагуу удирдан чиглүүлэх үүрэгтэй байна. Тэр дундаа, хурлын хэлэлцэх сэдвээс хальж байгаа, хуралд хэт давамгай оролцож байгаа хүмүүсийн яриаг таслаж, нийт хүмүүсийн оролцоог ижил түвшинд ханган явуулахад чухал үүрэг гүйцэтгэнэ.  Цаашлаад протокол, ёс зүйг тогтоож, хурлыг удирдаж, гол санаануудыг өлгөн авч, хурлыг үр дүнтэй байлгахад анхаарч ажиллана. Хурлын модератор нь хуралд санал бодлоо шууд тусгах боломжгүй байдаг учраас модераторын үүргийг дээд шатны удирдлага, эсвэл эцсийн үр дүнд нөлөөлөх хүмүүсээр хийлгүүлж болохгүй.

5) Хүн бүрт хуралд гүйцэтгэх үүргийг хуваарилж өгөх

Онлайн хурлыг хийхээс өмнө, хурлыг явуулах стандарт ба журмыг тодорхой болгох нь үр дүнтэй байдаг. Улмаар, модератор нь хурлын үеэр хүмүүс ямар үүрэгтэйгээр оролцохыг нь хэлж өгч, дүр хуваарилж өгөх нь бүр ч илүү үр дүнтэй байдаг. Жишээ нь, онлайн хуралд оролцогчдод Гишүүн, Шүүмжлэгч, Ажиглагч гэсэн дүрүүдийг хуваарилж өгч болно.  Гишүүний үүргийг авсан оролцогчид  бол хурлыг авч явах гол хүмүүс бөгөөд хурлын үеэр асуултанд хариулж, гол яриа, хэлэлцээрийг хийж, үр дүнг бий болгох хүмүүс байна.  Харин шүүмжлэгч дүрийг авсан оролцогчид нь хүмүүсийн яриа, мэтгэлцээнийг анхааралтай сонсох бөгөөд тухайн хурлын ахиц, явц, агуулгын тал дээр товч, тодорхой шүүмж өгөх үүрэгтэй байна.  Ажиглагч дүрийг авсан оролцогчдын хувьд, зөвхөн хурлыг сонсох л боломжтой байна. Иймэрхүү байдлаар оролцогчдод дүрийг оноох нь зарим нэг хүмүүс хуралд хэт  давамгайлах, зарим нь хэт дуугүй байж, дарагдахаас сэргийлдэг.
Хурлын модератор эдгээр дүрүүдийн оролцоог мөн чиглүүлнэ. Жишээлбэл, гишүүдийг 15 минут ярьсны дараа яриаг нь түр зогсоож, шүүмжлэгчдэд  ярих 5 минутыг өгнө.  Мөн ажиглагчдаас тэдний бодол санааг хувийн чатаар хүлээж авч, цаг хугацааны хувьд тохиромжтой үед тэдний бодол санааг бусдад дамжуулна.

6) Асуудлыг нэг удаагийн хурлаар шийдэхээс илүүтэй давтан хурлуудыг хийх

Ихэнх тохиолдолд нэг удаагийн уулзалтаар аливаа асуудлыг шийдэх боломжгүй байдаг.   Маш чухал асуудлыг хэлэлцэж байгаа үед  тухайн асуудлыг гурван удаагийн уулзалтаар давтан ярилцах нь үр дүнтэй байдаг.

Тиймээс эхний уулзалтаар асуудлыг шууд шийдвэрлэх гэсэн хандлагаас зайлсхийхэд модератор чухал үүрэгтэй байна.  Эхний уулзалтаар компанид тулгарч байгаа  асуудлууд, боломжууд, болж байгаа зүйлсийг өгүүлсэн түүхүүдийг  хуваалцахад анхаараарай.  Гол зорилго нь хүн бүр нэгдмэл нэг ойлголтонд хүрэх юм.  Энэ үйл явц нь  дараагийн харилцан ярианд гол хөшүүрэг болж, хүмүүст сонссон зүйлээ илүү сайн бодож, ойлгох боломжийг олгоно.

Харин хоёр дахь удаагийн уулзалтаар өмнө нь гаргаж ирсэн асуудлууд, боломжуудтай холбоотойгоор юу хийх боломжтой талаар санаагаа гаргаж ирэх нь чухал.  Ингэхдээ 5-10 минутын турш тухайн асуудлууд дээр оролцогчдын бодол санааг уралдуулж, эргээд тухайн асуудлууд дээр хэлэлцүүлгэ өрнүүлж, гол санаануудыг шүүж, гаргаж ирэх нь чухал.

Гурав дахь удаагийн уулзалтаар юу хийхээ шийдээрэй. Энэ үед, тухайн асуудлыг шийдэхэд чиглэсэн арга хэмжээнүүд дээр цаг хугацааг тодорхой зааж, авах арга хэмжээ болон хариуцан ажиллах хүмүүсийг нь тодорхой зааж өгөх хэрэгтэй.

Коронавирус дэлхий даяар тархсан, өнөөгийн хямралтай нөхцөл байдал бол,  урьд өмнөхөөс ч илүү хариуцлагатай байх шаардлагатай  байхыг шаардаж байгаа. Тиймээс  компаниудын хувьд  өөрт тулгарч буй асуудлууд дээрээ хүчтэй, шийдэмгий арга хэмжээ авах шаардлагатай байгаа бол, онлайн хуралдаа хэнийг ямар үүрэгтэйгээр оролцуулах, ямар хүлээлттэй байгаа талаараа сайтар бодож үзэх нь чухал юм. Ийм нөхцөлд зарим хүмүүсийг оролцуулахгүй байх ч шаардлага үүснэ. Нөгөөтэйгүүр, хуралд оролцож байгаа зарим хүмүүсийг зориудаар яриулж, идэвхтэй байлгах, заримыг нь бага зэрэг дарах ч шаардлага үүсч болно. Иймэрхүү байдлаар та өөрийн хурлын үеэр илэрдэг муу зуршлуудыг өөрчлөх боломжтойн дээр, богино хугацаанд үр дүнд хүрч чадна.

Эх сурвалж: Forbes